흩어진 대학 정보, AI로 한 번에 연결한 서울여대 커넥트 도입 사례

"학교 홈페이지, 포털, 학과 공지사항... 정보가 너무 흩어져 있어서 찾기 힘들어요." 대학생들이 겪는 가장 큰 불편함 중 하나는 정보의 파편화입니다. 자율전공 등 점점 복잡해지는 학사 규정은 정보를 어디서 어떻게 찾아야 할 지 헤매게 만들고, 학생들은 결국 행정실로 전화를 걸게 됩니다. 이는 곧 교직원의 반복 업무 증가로 이어지죠.

서울여자대학교는 이 문제를 해결하기 위해 AI 상담 솔루션 클라썸 커넥트를 선택했습니다. 복잡한 구축 과정 없이 대학의 방대한 정보의 탐색을 AI에게 맡겨, 학생들에게 진짜 도움 되는 챗봇을 선물한 서울여대의 이야기를 소개합니다.

검색보다 빠른 질문, 흩어진 정보를 한곳에

대학에는 수백 건의 규정집, 학칙, 그리고 매일 업데이트되는 홈페이지 공지사항이 존재합니다. 기존에는 학생들이 이 정보를 찾기 위해 여러 사이트를 헤매야 했습니다. 서울여대는 클라썸 커넥트를 도입하여 홈페이지, 규정집, 주요 공지사항 등 분산된 데이터 소스를 AI에 연동했습니다.

학생들은 이제 복잡한 검색 없이 자연어로 질문하고, AI는 검증된 교내 문서를 바탕으로 바로 답변합니다. 업무 시간에 관계없이 24시간 상담이 가능하며, 정해진 답변만 가능한 시나리오 챗봇과 다르게 학교 웹사이트 및 규정 파일 등 답변 출처가 명확한 상담으로 초기부터 높은 정확도를 경험할 수 있습니다. 서울여대는 여기에 인간과 AI 협업(Human-in-the-loop) 프로세스를 통해 사용할수록 상담 성능이 향상되는 운영모델을 구축했습니다.

1. 신뢰할 수 있는 출처: AI는 답변 시 대학이 검증한 규정, 지침 문서만을 참조하며, 출처를 함께 제시합니다.

2. 운영자 보정: AI가 답변하지 못하거나 불확실한 질문은 담당자에게 연결되어 답변 내용을 보충합니다.

3. 지식의 축적: 담당자가 보충 답변을 달면, 이 데이터는 다시 클라썸 커넥트에 저장되어 비슷한 상담 인입시 정확도가 향상됩니다.

이와 같은 선순환 구조를 통해, 서울여대의 행정팀은 개발자 없이도 AI 챗봇을 지속적으로 똑똑하게 만들고 있으며, 반복되는 단순 민원 업무에서 벗어나 본래 업무, 또는 더욱 고차원적인 학생 상담에 집중할 수 있게 되었습니다.

학생에겐 친근하게, 교직원은 안전하게

클라썸 커넥트의 또 다른 강점은 주 상담자와 요구되는 보안 레벨 수준에 맞춰 AI의 성격과 권한을 분리하여 설정할 수 있다는 점입니다. 서울여대는 이를 활용해 대상별로 특화된 챗봇을 만들어 보안수준을 높였습니다.

• 슈리(학생용): 친근한 어조로 학사 정보를 안내합니다. 24시간 언제든 편하게 물어볼 수 있는 상담 챗봇으로, 하나씩 찾기 힘든 각종 규정집과 공지사항, 학사 제도 등을 중심으로 답변합니다.

• 유시(교직원용): 내부 행정 규정과 절차를 안내합니다. 대외비가 포함된 학교내 민감한 정보들이 포함되어 있기 때문에, 철저하게 교직원만 접근 가능하도록 분리하여 운영합니다.

서울여대는 공개 정보와 내부 정보를 명확히 구분하여 운영함으로써, 정보 보안은 지키면서도 각 대상에게 최적화된 사용자 경험을 제공하고 있습니다.

실질적인 행정 실무 부담의 감소

실제 도입 부서의 체감 효과는 어떨까요? 서울여대 행정 실무진은 “클라썸 커넥트 도입 후 수강신청 등 특정 기간에 폭주하던 단순 전화 문의가 체감상 반 정도 감소했으며, 확실한 업무 효율화를 경험하고 있다”고 전했습니다. 또한 커넥트 도입 초기 당시, AI가 학생 상황에 맞지 않는 엉뚱한 답변을 주지 않을까 하는 우려를 가지고 있었지만, 출처가 명확한 답변 가이드 덕분에 현재는 안정적으로 운영하고 있다고 합니다.

특히 최근 학생들의 질문 내용이 점차 짧고 모호해지는 추세 속에서, 실무진들은 “AI가 질문하는 학생의 학사 정보를 미리 알 수 있다면, 지금보다 훨씬 더 구체적이고 퀄리티 높은 맞춤형 답변이 가능할 것”이라며 다음 단계인 개인화 연동에 대한 강한 기대감을 보였습니다.

서울여대가 그리는 다음 단계: 학생 개인 맞춤형 상담

서울여대는 현재 제공 중인 일반 학사 상담 서비스를 넘어, 클라썸 커넥트의 핵심 기능인 데이터 연동을 통한 개인 맞춤형 상담 서비스를 준비하고 있습니다. 일반적인 상담 챗봇이 장학금 신청에 대해 묻는 질문에 "장학금 신청 기간은 11월이며, 다음과 같은 조건을 충족해야 합니다."라고 답한다면, 클라썸 커넥트가 학사 정보 시스템과 연동될 경우 상담자의 학사 정보를 참조해 다음과 같은 개인 맞춤형 답변이 가능해집니다.

[개인화 AI 답변 예시] "000님은 지난 학기 성적 기준을 충족하여, 이번 성적 우수 장학금 신청 대상자입니다. 11월 15일까지 신청하세요."

서울여대는 클라썸 커넥트를 통해 단순한 민원 응대를 넘어, 데이터에 기반하여 학생 개개인의 학업과 진로를 세심하게 케어하는 AI 기반 맞춤형 학사 지원을 실현해 나갈 계획입니다.

복잡한 개발 없는 대학 AX, 지금 커넥트로 시작하세요

서울여대의 사례는 AX(AI Transformation)가 반드시 막대한 비용과 개발 기간을 필요로 하지 않다는 사실을 증명합니다. 적절한 AI 솔루션과 우리 대학에 이미 존재하는 데이터 소스를 연결하는 것만으로도, 학생들의 편의성은 극대화되고 교직원의 업무는 줄어듭니다. 검증된 정보 제공부터, 미래의 개인화 서비스까지.

확장 가능한 AI 파트너, 클라썸 커넥트와 함께 대학 행정의 혁신을 시작해 보세요.