학사 상담 자동화, 울산대학교가 선택한 클라썸 커넥트

급변하는 학사 운영에 AI 기술로 대응한 울산대학교
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Jul 10, 2025
학사 상담 자동화, 울산대학교가 선택한 클라썸 커넥트

지역 산업 변화, 학령인구 감소, 글로컬대학30·RISE 사업 등으로 대학 행정 환경이 빠르게 변화하고 있습니다. 특히 학사 제도 개편이 확산되면서, 학사 상담 업무도 과거 방식으로는 대응이 어려워졌습니다. 울산대학교는 이런 변화의 흐름을 먼저 읽고, 클라썸 커넥트 기반의 AI 상담 시스템 ‘U-MATE’를 도입하여 새로운 방식의 학사 상담 환경을 구축했습니다.

이번 아티클에서는 울산대학교가 왜 AI 상담 시스템 도입을 결정했는지, 도입 성과는 무엇이었는지 상세하게 살펴보도록 하겠습니다. 학사 상담 자동화를 고민 중이라면, 이번 아티클을 통해 해결해 보시기 바랍니다.

AI 기반의 학사 상담 자동화는 언제 필요할까?

울산대학교는 ‘글로컬대학30’에 선정되며 지산학 일체형 대학으로의 진화를 위한 10대 과제를 추진하고 있습니다. 주요 과제 추진을 위해 학사 구조와 교육과정, 대학 간 협력 등의 장벽을 해소하고자 다양한 행정 및 학사 정책을 빠른 속도로 개편하고 있습니다. 특히 2025년을 기점으로 ‘트랙’ 기반의 교육 과정으로 전환하고, 학사 구조를 24년도 10개 단과대학 51개 학부/과 체제에서 6개 단과대학 16개의 융합 학부로 변경하였습니다. 이를 통해 학생의 전공 선택권을 넓히고, 자유로운 학습 설계 환경을 제공하고자 하였습니다.

울산대학교 글로컬대학추진단은 기존의 운영 방식으로는 대학 혁신을 이뤄내기는 어렵다고 판단하였습니다. 복잡해지는 학사 제도와 졸업 요건, 다양한 프로그램들이 개설되는 상황에서 학생들의 학사 문의는 증가할 것으로 예상되었고, 정확한 상담을 위해 담당 직원이 모든 정보를 습득하기에는 상대적으로 오랜 시간이 필요했기 때문입니다.

또한, AI 기반 정보 검색과 즉시 응답에 익숙한 학생들은 텍스트 기반의 빠른 소통 방식을 선호합니다. 울산대학교는 전화나 이메일으로는 이러한 학생들의 요구를 충족하기 어렵다고 판단하여, AI를 활용한 상담 시스템과 ‘학사 코디네이터’라는 전담 인력을 통해 학사 상담에 대한 지원을 강화하기로 결정하였습니다.

울산대학교가 클라썸 커넥트를 선택한 이유

울산대학교는 학사 상담이 학생의 졸업 요건과 진로 계획 등에 직접적인 영향을 미치는 만큼, 안정성과 신뢰도를 최우선으로 고려하였습니다. 여러 솔루션을 검토한 결과, AI를 기반으로 질문의 의도와 맥락을 상대적으로 정확하게 이해하고, 최신 출처를 기반으로 신뢰성 높은 답변을 제공하는 클라썸 커넥트가 기대하던 수준의 정확성과 안정적인 운영 체계를 갖추었다고 판단하였습니다.

  • LLM 기반 상담 : 맞춤법 오류나 불완전한 문장이라도 문맥을 이해하고 적절한 답변을 제공합니다.

  • 최신 정보의 실시간 반영(RAG) : 공지・규정 파일을 업로드 및 학사 시스템 연동을 통해, 최신 정보에 기반한 답변을 실시간으로 제공합니다.

  • 출처에 기반한 신뢰도 높은 답변 : 할루시네이션 방지를 위해 문의 내용에 대한 답변과 함께 제공합니다. 참조 출처를 명확히 제시하여 답변의 신뢰성을 즉시 확인할 수 있고 오답 빈도를 줄입니다.

  • 다국어 지원 : 외국인 유학생들도 편리하게 사용할 수 있도록 한국어와 영어, 중국어, 베트남어 등 7개의 언어를 지원합니다.

또한 관리자는 클라썸 커넥트에서 학생과의 모든 대화 기록을 실시간으로 확인할 수 있습니다. 울산대학교에서는 학사 코디네이터가 이 기능을 적극 활용해 대화 내용을 지속적으로 스크리닝하여 미흡한 답변을 보완하거나, 추가 상담 요청에 대응합니다. 이후 반복되는 질문은 FAQ로 등록하여 자동화하고, 수정한 답변은 선택적으로 저장해 유사한 질문에 일관되고 정확한 답변이 제공되도록 합니다.

데이터로 입증된 도입 성과

도입 후 8주 동안 울산대학교는 전화와 메일 상담 외에도 클라썸 커넥트를 통해 약 5,700건의 학사 문의를 처리하며 행정 효율성을 높였습니다. 이 가운데 88.9%는 AI 1차 답변만으로 해결되었고, 나머지 11.1%도 학사 코디네이터가 보완하여 처리했습니다.

  • 업무 효율 증대: 학사관리팀의 전화 수신량이 전년 동기 대비 27% 감소했습니다.

  • 문의 응대 능력 증가: 전체 문의 건수가 늘었음에도, 직원 1인당 문의 대응 능력이 약 28% 증가했습니다.

  • 24시간 상담의 효용성: 챗봇으로 접수된 전체 문의의 약 75%가 업무 시간 외(야간, 주말, 공휴일)에 발생해 24시간 상담 시스템의 필요성을 입증했습니다.

  • 높은 답변 정확도: AI 상담 후 추가 문의를 위해 전화번호를 별도로 요청한 비율는 5.5%에 불과했습니다.

울산대학교는 클라썸 커넥트를 통해 학생에게는 24시간 출처 기반의 정확한 학사 안내를 제공하고, 교직원에게는 반복 업무를 줄여 심층 상담에 집중할 수 있는 환경을 마련했습니다. 8주의 시범 운영만으로도 뚜렷한 성과가 확인되면서 생성형 AI가 대학 행정의 핵심 인프라가 될 수 있음을 보여주었습니다.

개인별 맞춤 상담으로의 고도화 계획

울산대학교와 클라썸은 U-MATE(클라썸 커넥트)의 상담 범위를 네 단계로 정의해두고 있습니다. 현재는 2단계까지 안정적으로 운영 중이며, 3단계 고도화가 진행 중입니다. 3단계에서는 학생의 개별 학적 정보를 연동해 개별 상황에 따라 맞춤형 답변을 제공하여, 졸업요건, 이수 학점 등을 기준으로 한 맞춤형 상담을 제공할 수 있습니다.

울산대학교는 기본 학사 상담에 머무르지 않고, 지속적인 고도화를 통해 U-MATE를 발전시켜 나갈 계획입니다. 상담 정확도뿐 아니라 학사 운영 의사결정의 속도와 품질까지 향상시키는 것을 목표로 하고 있습니다.

울산대학교의 사례는 대학 행정에서 AI 활용이 단순한 기술 도입을 넘어, 변화하는 환경에 능동적으로 대응하는 혁신의 기반이 될 수 있음을 보여줍니다. 반복되는 업무를 자동화하는 데 그치지 않고, 정확하고 신속한 정보 제공으로 학생과 교직원의 업무 환경과 경험을 함께 개선한 것입니다.

앞으로도 대학은 이러한 변화에 맞춰 행정과 서비스 운영 방식을 지속적으로 고도화해야합니다. AI 기반의 학사 상담 자동화를 고민하고 있다면, 지금이 변화를 시작할 때입니다. 클라썸 커넥트와 함께 AI 시대의 대학 혁신을 만들어 가보세요.

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